Låt oss gissa att du i rollen som chef har fullt upp med det dagliga operativa arbetet. Många frågor att besvara och ännu fler problem att lösa? I sådana lägen kan det kännas svårt att få tid till att stämma av välmående på arbetsplatsen – inte minst om medarbetarna jobbar på distans. Samtidigt vet du att medarbetarna är företagets viktigaste tillgång – och att de presterar bättre och är mer effektiva ju bättre de mår.
Välmående på arbetsplatsen allt viktigare
Många chefer har vant sig vid att diskutera, ge feedback och kolla läget med medarbetarna i förbigående vid kaffemaskinen. Men när du träffar medarbetarna allt mer sällan blir detta svårt. Man kan exempelvis se att introverta har mått sämre till följd av distansarbetet, kanske för att dessa personer inte aktivt söker efter social och återkopplande kontakt. Därtill har många ledare en utmaning i att överhuvudtaget våga prata med sina medarbetare om deras mående.
Det empatiska ledarskapet
Idag pratar vi mycket om det empatiska ledarskapet. Men om du är en ledare som har fullt upp och måste springa på många bollar finns det inte mycket tid över till att vara empatisk. Även om din intention i början av veckan är att stämma av med medarbetarna så får du mest agera brandsläckare och prioritera sånt som bara måste göras. Utan stöd och systematisering kan det ofta kännas omöjligt att hinna med att fokusera på empatin, mitt i all stress.
I verkligheten knackar ingen på hos chefen
Att inte aktivt ta reda på hur medarbetarna mår brukar resultera i att många ledare förväntar sig att deras medarbetare självmant ska komma till dem när de mår dåligt, har utmaningar, eller gjort något riktigt bra. Tyvärr ser det inte riktigt ut så i verkligheten. Ska vi vara helt ärliga är det osannolikt att en medarbetare knackar på hos sin chef och säger “den här leveransen lyckades jag riktigt bra med” eller “det är lite frustration mellan mig och min kollega efter presentationen igår.”
Om du istället låter medarbetarna göra detta i en reflekterande stund för sig själva kan de visa hur de löst uppgifter och tacklat problem. Det resulterar i stärkt självkänsla och ökat välmående på arbetsplatsen, inte minst när du tar dig tid att ge feedback på reflektionerna. När du jobbar strukturerat med reflektion och feedback behöver du inte lägga merparten av din tid på att lösa medarbetarnas olika problem. Istället blir de mer proaktiva och får själva insikter om förbättringspotential. Samtidigt känner de sig sedda av dig som ledare.
Vikten av att få synas
All forskning visar på att medarbetare vill ha mer feedback från sin närmsta chef. Och det de vill ha feedback på är slitet bakom resultatet – att bli uppskattad för det arbete som gjort resultaten möjliga. För när dina medarbetare gör det där lilla extra vill de att det ska synas, annars är det egentligen ingen mening för dem att göra det.
När man jobbar ensam är det lätt att frustration eller problem konstant snurrar i huvudet. Då kan det kännas bra att få ut sina tankar i skrift, precis som många skriver punktlistor när de känner sig stressade. Att få reflektioner, tankar, orosmoment och framgångsfaktorer på pränt gör att du ser vad medarbetarna fokuserar på och vart de är på väg. Det förbättrar effektiviteten och ingen riskerar att springa en mil åt fel håll.
Reflektion ger tydlighet och konstruktivitet
När medarbetarna börjar reflektera och får feedback på sina tankar och insikter kommer de att känna sig sedda och uppskattade för det de gör och personen de är, snarare än att vara en liten del av laget. Du kommer också att kunna se saker som annars faller mellan stolarna.
Samtidigt som medarbetarna får mandat att belysa framgångar får du som ledare mandat att ge feedback på dessa reflektioner. När du möter människor på det sättet blir det lättare att föra samtal som är konstruktiva. Relevant feedback är nämligen så mycket mer än ett “heja dig”. Det ska vara tydligt för din medarbetare vad de gör bra och vad de kan göra bättre – något som är helt omöjligt att uppnå utan reflektion.
Gammal feedback är inte relevant
Att implementera kontinuerlig reflektion och feedback i en organisation är som att ha ett ständigt pågående kvartsamtal. Det gör att diskussioner om förbättringar och utmaningar inte blir en stor grej, eftersom det sker hela tiden. Dessutom blir det lättare att ta till sig och utvecklas på riktigt. Att bara ha ett årligt medarbetarsamtal är inte optimalt eftersom feedbacken blir alldeles för stor och för många saker ska tas i beaktning.
Dessutom är feedback en färskvara: gammal feedback är inte relevant. Om det finns konflikter i en grupp eller om man levererat över förväntan är det inte meningsfullt att ta upp detta flera månader senare, i samband med det årliga medarbetarsamtalet. Om det förekommer konflikter hinner irritation byggas upp och om medarbetaren inte får uppmuntran för slitet kan det sänka självkänslan. Det blir heller inte roligt för dig som ska ge feedback på sånt som hänt för länge sen och som du inte varit medveten om.
Vill du veta hur det faktiskt ser ut?
Nu kanske du frågar dig hur du ska ha tid att fråga varje individ hur de mår och vilka utmaningar de har i sitt arbete. Men i verkligheten är fem minuter allt som krävs. Att använda sig av en reflektionslogg är nämligen det enklaste sättet att skapa en reflekterande organisation. Varje vecka kan du tydligt:
- Se hur medarbetarna mår kopplat till sin arbetsroll
- Veta vad varje medarbetare fokuserar på
- Följa upp individuella mål
- Se hur medarbetarna uppfattar dig som ledare
- Titta på hur motivationen förändras över tid
Reflektionsloggen skiljer sig från anonyma pulsmätningar på så sätt att du kan följa upp och genomföra förbättringar. Istället för att exempelvis se att några av medarbetarna är stressade kan du tydligt se vem som känner sig stressad, över vad och hur de behöver stöttning. På så sätt kan du öka välmående på arbetsplatsen.
Den vanligaste feedback vi får från chefer som använder Rolfs reflektionslogg är att de får veta hur saker och ting faktiskt ser ut. Reflektionsloggen är även ett bra stöd för den som tycker att det är jobbigt att ställa frågor till medarbetarna. När du sedan vet vad som funkar och inte funkar i organisationen kan du enkelt rätta till och optimera. För hur ska du veta hur det faktiskt ser ut om ingen reflekterar över det?