Hur kan du nyttja digitaliseringen i din förändringsresa?

Therese Näs Tärnblom om förändring och hur man kan nyttja digitaliseringen.

Förändringstakten i vår omvärld ökar och det är en utmaning att hinna med. En ständig utveckling behövs för att vi ska kunna driva våra verksamheter åt rätt håll och nå våra mål. Men det är inte alltid så enkelt och dagens arbetsklimat ställer allt högre krav på både chefer och medarbetare. Många löser högre krav genom att springa snabbare då fokus egentligen borde ligga på att jobba smartare. Ett närvarande ledarskap är nyckeln till en lyckad förändring, men det är inte alltid så enkelt.

Jag har under det senaste året haft förmånen att få vara med i GITABs förändringsresa.

Global Infrateknik AB (GITAB) är ett företag som erbjuder sina kunder helhetslösningar i fråga om service och projekt inom tekniska installationer.Företaget finns på 3 orter (Västerås, Fagersta och Ludvika) och har på 7 år vuxit från 0 till ca 75 medarbetare. 65% av medarbetarna har jobbat i företaget i mindre än 3 år. GITAB har haft en fantastisk tillväxt vilket givetvis är mycket positivt. Samtidigt har detta medfört en hel del utmaningar. Brister i struktur och det höga inflödet av nya medarbetare har lett till att stressnivåerna ökat och detta har i sin tur haft en påverkan på personalomsättningen.

Att starta en förändring

Det är tydligt så att en organisation med 70+ anställda kräver en annan struktur och andra arbetssätt än det lilla företag man initialt var. Under 2018 var det märkbart att GITAB drabbats av växtvärk. Det är som sagt svårt att möta ökade krav genom att enbart öka takten och försöka springa snabbare. GITABs ledningsgrupp kom till insikten att det var dags att lyfta företaget till nästa nivå genom att se över befintliga strukturer och arbetssätt. En utvecklingsplan arbetades fram. För att säkerställa att företaget prioriterade rätt aktiviteter var det viktigt att till en början identifiera de faktorer som teamet ansåg vara avgörande för GITABs fortsatta framgång.

Framgångsfaktorer

GITABs ledningsgrupp enades om att ”Starkt ledarskap och kommunikation”, ”Rätt kompetens” och ”Nöjda och engagerade medarbetare” var 3 av företagets viktigaste framgångsfaktorer. För att säkerställa dessa faktorer krävs ett långsiktigt och strukturerat arbete i fråga om både ledarskap och medarbetarskap.

En av de första aktiviteterna som genomfördes var ett grundläggande värdegrundsarbete där samtliga medarbetare deltog. Huvudfrågorna att besvara var: Vilka vill vi vara? Hur vill vi uppfattas? Vad vill vi stå för som företag? GITABs värdegrund blev utgångspunkten och ramverket för företagets ledarskap och medarbetarskap.

Framgångsfaktorer i tapetform

Ett nära ledarskap

Cheferna i ett företag spelar en mycket viktig roll i fråga om att skapa medvetenhet kring varför en förändring är nödvändig och vad som är målet med förändringen. Det är också den närmaste chefen som är bäst lämpad att diskutera vad förändringen kommer att innebära för respektive medarbetare. De första sakerna att fokusera på i en förändringsprocess är att säkerställa att alla har en förståelse för varför en förändring bör genomföras samt en vilja att vara med och bidra till förändringen. Ett starkt och närvarande ledarskap är därför direkt avgörande för att säkerställa en lyckosam förändring.

För att kunna bryta invanda mönster och arbetssätt krävs mer reflektion, uppföljning och eftertanke i vardagen. Frågan är bara hur man åstadkommer detta som en del av den dagliga verksamheten.

Ett digitalt stöd i förändringsresan

GITAB fick kontakt med HR2 Mentor, som genom sitt system erbjuder bra stödverktyg i fråga om medarbetarutveckling och beslutade att implementera reflektionsloggen som ett första steg. Verktyget har nu använts i ca ett år och effekterna har varit positiva. Reflektionerna görs veckovis och genom sammanställningarna i form av ”taggmoln” ges en övergripande bild av stämningen i organisationen. Verktyget har hjälpt till att fånga upp tidiga signaler vilket har bidragit till att arbetet med att förebygga stress har förbättrats. Ledningen upplever också att denna kommunikationskanal bidragit till att fler personer delar med sig av sina tankar och idéer. Detta har stärkt dialogen mellan chefer och medarbetare och gjort att cheferna kunnat erbjuda sina medarbetare en mer anpassad uppföljning och support.

Utmaningarna är en ledningsfråga

Utmaningen har varit att få de anställda att reflektera regelbundet. Många har tyckt att det varit jobbigt och svårt. Aktiviteten har varit lätt att prioritera bort med motiveringen att annat är viktigare. För att motverka detta har ledningen jobbat mycket med att följa upp och efterfråga veckoreflektionerna. Budskapet är att denna aktivitet är viktig både för medarbetarens utveckling och för att ge ledningen rätt förutsättningar att utveckla verksamheten åt rätt håll. Signaler som fångats upp via systemet har också lett till åtgärder på både medarbetar- och organisationsnivå. Utbildningsinsatser i fråga om feedback och reflektion har varit nödvändigt för att stärka chefer och medarbetare i denna uppgift.

GITAB har nu börjat att implementera modulen med utvecklingsplanen. Detta verktyg kommer att användas till att följa upp efterlevnaden av värdegrunden samt till att planera och följa upp individuella utvecklingsaktiviteter. HR2 blir då ett verktyg som hjälper till att sätta en struktur för arbetet med att bygga rätt kompetens.

HR2 har varit ett värdefullt verktyg i GITABs arbete med att stärka sin kultur liksom ledarskapet och medarbetarskapet. Dock är ledningens engagemang och tro på vikten av reflektion och medarbetarutveckling en absolut förutsättning för ett framgångsrikt resultat.

Therese Näs Tärnblom             
Partner & Organisationskonsult                                                                                   
Djörg AB

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin